9.6.2026
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Merenkulun Säätiö
Y-tunnus: 0201708-4
Postiosoite: Heinäsarantie 19, 00630 Helsinki
2. Rekisterin nimi
Merenkulun Säätiön apurahajärjestelmä.
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies Eija Kanto
Sähköpostiosoite on asiamies@merenkulunsaatio.fi
Puhelinnumero: 050 521 0807
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot, ml. henkilötiedot, sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot, ml. henkilötiedot. Henkilötietoja kerätään myös säätiön järjestämiä tilaisuuksia varten.
Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä, hakijan suosittelijoista. Nämä tiedot, ml. henkilötiedot, kerätään apurahan hakijoilta.
Kouluille myönnettävien stipendiapurahojen osalta edelleen jaettujen stipendien saajien tiedot, ml. henkilötiedot, on saatu apurahan hakijoilta.
Lisäksi kerätään apurahojen maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.
Apurahan hakijan henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen. Hakijan tulee varmistaa suosittelijalta etukäteen, voiko hänen henkilötietonsa kirjata suosittelijana järjestelmään.
Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
Apurahajärjestelmässä käytetään tekoälyä neljään tarkoitukseen: pääkäyttäjien ohjeavustus, kielikäännökset (suomi–ruotsi–englanti), arvioijien arviointitekstien yhteenveto ja vastausehdotusten tuottaminen hakijaviesteihin. Hakijaviestit pseudonymisoidaan automaattisesti ennen tekoälykäsittelyä.
5. Automaattinen päätöksenteko
GDPR 22 artiklan tarkoittamaa pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa ei tehdä.
6. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat ja mahdollisesti toiset apurahojen myöntäjät. Henkilötietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
Tekoälypalvelut: Microsoft Azuren tekoälypalvelut, EU-alueella. Käsittelijä: Microsoft Ireland.
7. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
- Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia jossakin vaiheessa elinkaarta. Jos käyttäjätunnus havaitaan käyttämättömäksi, se poistetaan järjestelmästä.
- Käyttäjä tunnus poistetaan, jos sitä ei ole käytetty neljään (4) vuoteen.
Keskeneräiset hakemukset
- Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset.
- Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset vuoden (1) kuluttua hausta, jos niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahahaun päätyttyä.
Hakemusten arviointitiedot
- Arviointitiedot poistetaan
- myönnettyjen apurahojen osalta, kun apuraha on maksettu ja sen käyttö raportoitu.
- ei-myönnettyjen hakemusten osalta vuoden (1) kuluttua apurahahausta, jos niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahahaun päätyttyä.
Ei-myönnetyt hakemukset
- Säätiö säilyttää ei-myöntöä saaneet hakemukset arkistointi-, tilastointi- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten, niin kauan kuin on tarvetta. Hakemukset jätetään tutkimuskäyttöön ja siirretään Merenkulun säätiön sähköiseen arkistoon.
Hakemusten liitteet
- Säätiö säilyttää ei-myöntöä saaneiden hakemusten liitteet arkistointi-, tilastointi- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten, niin kauan kuin on tarvetta. Hakemusten liitteet jätetään tutkimuskäyttöön ja siirretään Merenkulun säätiön sähköiseen arkistoon.
Myönnetyt apurahat
- Säätiö säilyttää myönnettyjen apurahojen hakemukset arkistointi-, tilastointi- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten, niin kauan kuin on tarvetta. Hakemukset jätetään tutkimuskäyttöön ja siirretään Merenkulun säätiön sähköiseen arkistoon viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua, kun apuraha on maksettu ja sen käyttö raportoitu.
Maksatustiedot
- Tietoja säilytetään tarpeellinen aika huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset.
Selvitystiedot
- Tietoja säilytetään pitkäaikaisesti tilastointi – ja tutkimustarkoituksessa.
Viestit
- Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan.
AI-arviointikooste
- Enintään yhtä kauan kuin alkuperäiset arvioinnit
AI-käytön tekniset lokit
- Enintään 12 kk
Tekoälytyökalujen istunnot
- Vain istunnon ajan
9. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa, ml. henkilötiedot
Käyttäjien käyttäjätunnukset
Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot
Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.
Sinulla ei kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Arviointitietoihin tallennetut henkilötiedot ovat samat kuin hakulomakkeella annetut tiedot. Tekoälyn tuottamat arviointikoosteet on merkitty AI-tuotetuiksi ja tallennettu päätösaineistoon.
Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä.
Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
10. Tietojen, ml. henkilötietojen, luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle.
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.
Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankkeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.
Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen/avustusten myöntäjille.
Tietoja arkistoidaan säätiön sähköiseen arkistoon (Visma Fivaldi).
Yli 10-vuotta vanhoja Merenkulun säätiön tietoja (perustamisasiakirjat ja pöytäkirjat liitteineen) arkistoidaan Kansallisarkiston Turun toimipisteeseen, jonka erityisalueena on merenkulku.
Tietoja luovutetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot). Peruste on tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu lakisääteinen velvoite.