9.6.2026
1. Registeransvariga
Namn: Sjöfartsstiftelsen
FO-nummer: 0201708-4
Postadress: Hötegsvägen 19, 00630 Helsingfors
2. Registernamn
Sjöfartsstiftelsens stipendieansökningssystem.
3. Kontaktperson i ärenden angående registret
Kontaktperson är stiftelsens ombudsman Eija Kanto
E-postadress: asiamies@merenkulunsaatio.fi
Telefonnummer: 050 521 0807
4. Ändamålet med och rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter
Insamlade personuppgifter används för att behandla stipendieansökningar och beviljade stipendier och för kontakt, samt för att möjliggöra uppföljningen och utvecklingen av den elektroniska tjänsten. I registret sparas information som uppges i samband med stipendieansökningar, inkl. personuppgifter, samt information om utbetalningar av stipendier, forskningens eller projektets framskridande och slutrapportering, inkl. personuppgifter. Personuppgifter samlas också in för evenemang som stiftelsen ordnar.
I systemet samlas kontaktuppgifter till stipendiesökande, medlemmar i arbetsgruppen och den sökandes referenser. Denna information, inkl. personuppgifter, insamlas från stipendiesökandena. Gällande stipendier som beviljas skolor har informationen om vem stipendierna delats vidare till, inkl. personuppgifter, insamlats från stipendiesökandena.
Dessutom insamlas information om stipendiernas utbetalningar, informationen om den sökandes beteende i stipendieportalen samt teknisk information kring användningen av portalen, så som logginformation. Dessutom insamlas den interna kommunikationen i systemet mellan den registrerade och registeransvariga.
Sparandet och behandlingen av den sökandes personuppgifter grundar sig på den sökandes samtycke. Också registreringen av övriga registrerade grundar sig på personernas samtycke. Den sökande bör på förhand kontrollera med sin referens om dennes personuppgifter får registreras som referens i systemet.
För att ansökningen ska godkännas för behandling, förutsätts att den sökande uppger personuppgifter i ansökningsblanketten och bilagorna. Ifall tillräckliga personuppgifter inte uppges, kan ansökningen lämnas obehandlad.
I stipendiesystemet används artificiell intelligens för fyra ändamål: handledningsstöd för huvudanvändare, språköversättningar (finska–svenska–engelska), sammanfattning av bedömartexter och generering av svarsförslag på sökandens meddelanden. Sökandens meddelanden pseudonymiseras automatiskt före AI-behandlingen.
5. Automatiserat beslutsfattande
Sådant automatiserat beslutsfattande som avses i artikel 22 GDPR utförs inte.
6. Mottagargrupper av personuppgifter
Personuppgifterna behandlas av stiftelsens ombudsman, utvärderare som definierats av stiftelsen, de referenser som den sökande uppgett, stiftelsens styrelse, personer som ger tekniskt stöd, namngivna personer på bokföringsbyrån, revisorer och eventuella övriga stipendieutdelare. Personuppgifterna visas bara i den utsträckning som är nödvändig för verksamheten.
AI-tjänster: Microsoft Azures AI-tjänster i EU-området. Personuppgiftsbiträde: Microsoft Ireland.
7. Skydd av registret
Registrets användarrättigheter förutsätter ett personligt användarnamn. Huvudanvändaren definierar också vilken användargrad som ges användaren. Inloggning i systemet förutsätter ett personligt lösenord och användningen sker genom en skyddad SSL kontakt. Registrets användning och inloggning övervakas.
Informationen samlas i tjänstens databaser som är skyddade med brandmurar och andra tekniska egenskaper. Databaserna finns i låsta och bevakade utrymmen och enbart vissa på förhand definierade personer har tillgång till informationen.
8. Förvaringstid av personuppgifter
Användarnas användarnamn och relaterade personuppgifter
- Användarnamnen förvaras, ifall användaren har ansökningar i något skede av livscykeln. Om användarnamnet upptäcks vara oanvänt, tas det bort från systemet.
- Användarnamnet tas bort om det inte har använts på fyra (4) år.
Ofullständiga ansökningar
- Den sökande kan själv ta bort ofullständiga ansökningar.
- Stiftelsen avlägsnar ofullständiga ansökningar ett (1) år efter ansökningen, om det inte finns behov att spara dem efter att ansökningstiden tagit slut.
Ansökningarnas utvärderingsinformation
- Utvärderingsinformationen tas bort
- för beviljade stipendiers del när stipendiet är utbetalt och dess användning har rapporterats.
- för icke-beviljade ansökningars del efter ett (1) år, om det inte finns behov att spara dem efter att ansökningstiden tagit slut.
Icke-beviljade ansökningar
- Stiftelsen sparar icke-beviljade ansökningar för arkivering, statistik och allmännyttigt forskningsbruk så länge som behov finns. Ansökningarna överlämnas till forskningsbruk och förflyttas till Sjöfartsstiftelsens elektroniska arkiv.
Ansökningarnas bilagor
- Stiftelsen sparar icke-beviljade ansökningars bilagor för arkivering, statistik och allmännyttigt forskningsbruk så länge som behov finns. Ansökningarnas bilagor överlämnas till forskningsbruk och förflyttas till Sjöfartsstiftelsens elektroniska arkiv.
Beviljade stipendier
- Stiftelsen sparar beviljade stipendiers ansökningar för arkivering, statistik och allmännyttigt forskningsbruk så länge som behov finns. Ansökningarna överlämnas till forskningsbruk och överförs till Sjöfartsstiftelsens elektroniska arkiv senast fem (5) år efter att stipendiet är utbetalt och användningen av det är rapporterat.
Betalningsinformation
- Informationen sparas den tid som behövs beaktande myndighetsanmälningar och eventuella redovisningar.
Utredningsinformation
- Informationen sparas för långsiktigt statistiskt och forskningsbruk.
Meddelanden
- Meddelanden i anknytning till ansökningen tas bort samtidigt som ansökningen tas bort.
AI-genererad utvärderingssammanfattning
- högst lika länge som ursprungliga utvärderingar
Tekniska AI-användningsloggar
- högst 12 mån
AI-verktygens sessioner
- endast under sessionens varaktighet
9. Den registrerades rätt att få tag på information om sig själv, inkl. personuppgifter
Användarnas användarnamn
Som stipendiesökande/mottagare kommer du åt att logga in i systemet och se den information som finns i registret som du uppgett genom att öppna förhandsvisningen av ansökningsblanketten. Dina aktuella kontaktuppgifter kommer du åt att se och ändra under Inställningar – Personuppgifter
Du har rätt och skyldighet att korrigera felaktig information. Om du har en förfrågan gällande detta, kan du rikta den till stiftelsens ombudsman genom systemets interna meddelandefunktion.
Du har inte rätt att kontrollera utvärderingsinformationen gällande ansökningen eller informationen som samlats in för statistikbruk. De personuppgifter som sparats i utvärderingsinformationen är de samma som informationen som uppgetts i ansökningsblanketten. AI-genererade utvärderingssammanfattningar är markerade som AI-genererade och sparas tillsammans med beslutsdokumentationen.
Du har rätt att annullera din ansökan, i vilket fall ansökningen inte utvärderas. Ifall ett beslut redan fattats gällande ansökningen, kan informationen om ansökningen inte fullständigt tas bort ur systemet.
Du kan ta ut en PDF-version av din ansökan från systemet åt dig.
Du har rätt att göra en klagan till övervakningsmyndigheten, ifall du anser att dina personuppgifter har behandlats felaktigt.
10. Överlåtande av information, inkl. personuppgifter
Information om utbetalda stipendier till fysiska personer överlåts till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt.
Information om utbetalda stipendier till fysiska personer överlåts till skatteverket.
Mottagare av beviljade stipendier och summor samt eventuella sammanfattningar av forskningen/projekten publiceras på stiftelsens webbsidor och i årsberättelsen.
Stiftelsen kan överlåta information till andra beviljare av stipendier/understöd.
Informationen arkiveras i stiftelsens elektroniska arkiv (Visma Fivaldi).
Över 10 år gammal information vid Sjöfartsstiftelsen (stadgar och protokoll med bilagor) arkiveras i Nationalarkivet i Åbo, vars specialområde är sjöfart.
Information överlåts till Undervisnings- och kulturministeriet för informationsresursen för forskningsdata (Lagen om informationsresursen för forskningsdata 1238/2021 3 och 4 §; metadata och sammanfattningar om publikationer och andra forskningsprodukter, metadata och beskrivningar av forskningsmaterial, uppgifter om forskningsinfrastrukturer, uppgifter om forskningsaktörer, metadata och sammanfattningar om forskningsprojekt och forskningsfinansiering, uppgifter om forskare, uppgifter om forskarnas övriga forskningsaktiviteter och meriter). Grunden är en sådan rättslig förpliktelse som avses i artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.